A pesar de ser una herramienta indispensable en nuestro día a día, tanto a nivel personal como profesiona, existe un importante desconocimiento sobre determinados aspectos del correo electrónico.
Los mails han revolucionado la forma en que nos comunicamos diariamente, cada día enviamos y recibimos un gran número de estos, y es por este motivo, que aunque todo el mundo sabe escribir un mail, no está de más repasar algunos conceptos para evitar importantes errores y situaciones bochornosas
Tabla de contenidos
1. Equivocarse de destinatario
Para evitarlo revisar el destinatario, no vaya a ser que estemos enviando un mail confidencial a otra persona.
2. Hacer un «responder» en lugar de un «responder a todos»
Cuando se trata de una conversación en la que interviente un grupo de personas, es frecuente que hagamos un «responder» en lugar de un «responder a todos». Este gesto hace que algunos miembros del grupo se pierdan en la conversación. Para evitarlo, si hay más de un destinatario hacer un «responder a todos», aunque yo siempre hago un responder a todos y me evito olvidarme a alguién.
3. Hacer un responder en lugar de reenviar
Un día en mi trabajo oí gritar a una compañera, resulta que quería reenviar un mail a otra compañera explicando que el que escribía era un «pamplinas», pero en lugar de reenviar hizo un responder. Así que el hombre descubrió que sus compañeras pensaban que era un pamplinas. El pamplinas, con una educación exquisita, respondió a mi compañera «creo que este mail no era para mi». A partir de ahí el hombre se ganó todo mi respeto, reconozco que yo no hubiera reaccionado tan bien.
Esto nos lleva a otro punto fundamental, el tono de los mails
4.No reenvies mails que el contenido puede inducir a una malinterpretación
Para evitar problemas es mejor no reenviar mails en los que el tono puede llevar a malentendidos y malinterpretaciones. El lenguaje escrito no transmite emociones, y si no se acompaña de emoticonos, determinadas expresiones pueden molestar al nuevo remitente que igual no comparte ese nivel de confianza. Así que nunca escribas cosas de las que puedas arrepentirte.
Jamás, y digo, jamás pongas algo por escrito de lo que puedas arrepentirte
Nunca se sabe a quien llegan los mails cuando se reenvian, ya me he encontrado en varias ocasiones que un mail arrastraba otro mail con algún comentario desafortunado que lo ha terminado recibiendo la persona afectada. Pero cuando eso os sueceda, no está de más pedir disculpas.
Y si eres el que lo reenvias te puedes encontrar en medio de una cruzada de mails que se podrían haber evitado con un poco de discreción y tacto. Además, es de pésimo gusto reenviar un mail sin el permiso del autor, especialmente si hay comentarios que pueden resultar molestos al que recibe el mail.
5.Escribir todo el mail en mayúsculas
Puntualmente puedes escribir alguna palabra en mayúsculas para dar más enfasis, pero escribir en mayúsculas equivale a gritar. Así que salvo la primera letra de los nombres propios o tras un punto de puntación, mejor olvidarse de las mayúscula
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